Вопросы и ответы по доставке обедов в офис.

• Что такое "Обед.Ру"?
• Как заказать обеды в офис на сайте "Обед.Ру"?
• Как зарегистрироваться на сайте "Обед.Ру"?
• Как выбрать поставщика на сайте "Обед.Ру"
• Как оплатить обед?
• Что такое услуга "Личный счет" и как с ней работать?
• Как настроить свою страничку на сайте "Обед.Ру"?
• Как изменить адрес и время доставки обедов?
• Как организовать питание в вашем офисе?
• Как учитывается НДС при организации бесплатного питания сотрудников?
• Как встретить курьера и принять обед?
• Что делать, если опаздывает курьер или перепутали заказ?

Сайт "Обед.Ру" разработан для решения задач по организации питания сотрудников на рабочем месте.

Если вы сталкивались с вопросом доставки обедов в офис, то знаете, как много это занимает времени и сил. Вам необходимо найти компанию, которая будет поставлять обеды в офис, проверить ее репутацию. Затем ежедневно нужно получать меню от поставщика по факсу или электронной почте, раздавать меню сотрудникам, собирать заказы с сотрудников. Кроме того, вам нужно постоянно быть готовым к тому, что любое меню приедается и через определенное время придется снова утомительно искать нового поставщика обедов.

Теперь с помощью "Обед.Ру" все эти вопросы решаются легко и быстро:

• на одном сайте вы найдете информацию о большом количестве надежных поставщиков;
• вся информация о предлагаемых поставщиках и их меню представлена по единому образцу и ежедневно обновляется;
• каждый сотрудник самостоятельно на своем рабочем месте может делать заказ;
• подсчет количества заказанных блюд на выбранный день и их общая стоимость происходит автоматически;
• отправка заказа от всей компании производится нажатием одной кнопки - вам не нужно дозваниваться до поставщика и диктовать ему информацию по телефону или передавать ее по факсу!

Все заказы на сайте "Обед.Ру" оформляются до 15:00 часов дня, предшествующего дню доставки. Заказы на выходные и понедельник оформляются в пятницу до 15:00 часов.

Вы впервые на сайте "Обед.Ру" и еще ни разу не заказывали обед.

• Заказать обед без предварительной регистрации на сайте.
  
  1. На схеме метро вашего города выберите ближайшую станцию метро – сайт подберет всех поставщиков, которые подходят по району доставки.
  2. Ознакомьтесь с меню поставщиков и условиями для приема заказов.
  3. Если меню какого-то поставщика вас заинтересовало, приступайте к формированию заказа: выбирайте в меню понравившиеся блюда и проставляйте количество порций.
  4. После нажатия на кнопку "Завершить выбор блюд" внесите контактную информацию и отправьте заказ.
  5. После отправки заказа в течение 5 минут наш менеджер позвонит вам для подтверждения заказа.


• Заказать обед после регистрации на сайте.
  
  1. На главной странице сайта www.obed.ru нажмите на ссылку Зарегистрироваться.
  2. Заполните небольшую анкету. Особое внимание уделите времени доставки обедов (желательно с указанием интервала) и точному адресу доставки с особенностями описания проезда.
  3. Нажмите на кнопку "Готово". В течение 5 минут вам позвонит менеджер, подключит меню поставщиков, подходящих территориально, после чего вы сможете заказать обед на завтра. При необходимости менеджер подробно объяснит как пользоваться сайтом "Обед.Ру".

• Заказ осуществляет один человек.
  
  1. Войдите в Личный кабинет, используя оригинальные логин и пароль.
  2. Нажмите на ссылку Заказать обед, если планируете заказать обед на завтра, или в календаре выберите день на который нужно заказать обед.
  3. Выберите поставщика обедов, обращая особое внимание на условия поставщика: минимальную сумму заказа и минимальную сумму заказа для бесплатной доставки.
  4. Распечатайте меню, ознакомьте с ним ваших коллег или примите самостоятельное решение об ассортименте и количестве необходимых блюд.
  5. Нажмите на ссылку "Заказать обед", в отрывшейся форме укажите количество выбранных блюд. В правом нижнем углу страницы отобразится общая стоимость сделанного заказа.
  6. Нажмите на кнопку "Отправить заказ поставщику". В разделе "Управление заказами" до 15.00 заказ можно изменить и заново отправить поставщику.


• Заказ осуществляет каждый сотрудник компании со своего рабочего места.
  
  1. Сотрудник-администратор (ответственное лицо со стороны компании-заказчика) создает учетные записи всех сотрудников в разделе Сотрудники, каждому сотруднику автоматически присваивается оригинальный логин и пароль.
  2. Сотрудник входит в Личный кабинет, используя свой логин и пароль.
  3. Если необходимо заказать обед на завтра, сотрудник нажимает на ссылку Заказать обед. Если обед нужен на определенный день, выбирает в календаре соответствующую дату.
  4. Каждый сотрудник самостоятельно заполняет электронную форму меню того поставщика, у которого будет заказывать обеды весь коллектив. В нижнем правом углу страницы отобразится общая стоимость сделанного им заказа.
  5. После заполнения электронной формы сотрудник нажимает на кнопку "Завершить выбор блюд". На данном этапе, пока администратор не отправил сводный заказ поставщику, сотрудник может вносить изменения в заказ (кнопка "Изменить заказ") или удалить его (кнопка "Отказаться от заказа").
  6. Для того чтобы отправить сводный заказ поставщику, сотрудник-администратор переходит в раздел Управление заказами, находит заказ на завтра, кликает по ссылке "Оформление заказа", просматривает все ли сотрудники сделали заказ и нажимает на кнопку "Отправить заказ поставщику".

Для начала работы с "Обед.Ру" необходимо пройти процедуру регистрации на сайте www.obed.ru

1. На главной странице сайта www.obed.ru нажать на ссылку Зарегистрироваться.
2. Заполнить небольшую анкету.
3. При регистрации особое внимание уделите времени доставки обедов (желательно с указанием интервала) и точному адресу доставки с особенностями описания проезда.
4. "Обед.Ру" автоматически присваивает оригинальный пароль для входа на сайт. Логином для входа на сайт станет адрес электронной почты. После регистрации логин и пароль будут высланы по адресу электронной почты, указанному в форме регистрации.
5. Для смены логина и пароля войдите в Личный кабинет, используя уже существующие логин и пароль. В разделе Мои настройки укажите нужную информацию и нажмите кнопку "Сохранить".
6. Если Вы забыли логин или пароль, воспользуйтесь ссылкой Забыли пароль? в левой верхней части главной страницы сайта.
7. Если у вас возникли вопросы при работе с сайтом Обед.Ру, позвоните нам по телефону (495) 783-48-33 или воспользуйтесь сервисом Обратная связь.

На данном этапе менеджеры "Обед.Ру" сэкономят максимум вашего времени, представив на своем сайте только сертифицированных и проверенных поставщиков обедов в офис. Все услуги "Обед.Ру" для вас бесплатны. Вам останется только:

1. Зарегистрироваться на сайте www.obed.ru.
2. При регистрации особое внимание уделить времени доставки (желательно с указанием интервала) и точному адресу доставки с особенностями описания проезда.
3. В течение трех минут получить уведомление о регистрации, оригинальные логин и пароль.
4. Выбрать из предложенных подходящего вам поставщика. Специально для вашего удобства, поставщики будут подобраны по территориальному принципу менеджерами "Обед.Ру".
5. У каждого поставщика есть минимальная сумма заказа, от которой осуществляется доставка обедов.
6. Вся продукция поставщиков "Обед.Ру" доставляется в одноразовой пластиковой посуде, предназначенной для разогревания в микроволновой печи.
7. Отдельное внимание нужно уделить тому, входят ли в стоимость заказа обеда хлеб, салфетки, одноразовые приборы.

Все услуги "Обед.Ру" для вас бесплатны.
Существует две общепринятые формы взаиморасчетов: наличная и безналичная формы оплаты. Форма оплаты согласуется между заказчиком и менеджером "Обед.Ру".

• Наличная форма оплаты. Для вашего удобства можно активировать услугу "Личный счет", у каждого сотрудника на сайте "Обед.Ру" появится личный счет. Сотрудник может внести n-ую сумму на свой личный счет, которая будет расходоваться в соответствии со сделанными заказами. Раздел "Личный счет" предназначен для внутренних взаиморасчетов в компании заказчика, все средства списываются виртуально.


• Безналичный расчет. Если ваша компания использует безналичный расчет, после подписания договора, мы готовы предложить этот способ оплаты. Заполнить договор можно в Личном кабинете, который появится после регистрации на сайте "Обед.Ру".
  
  Если у вас на счете закончились средства, а пополнить счет не получается в силу разных причин, вы можете временно перейти на оплату заказов наличными, позвонив нам и сообщив об этом. Как только ваш безналичный счет пополнится, форма оплаты автоматически изменится на безналичную.
  
  Для оптимизации расходов вашей компании мы советуем обратиться к статьям №252, №255, №270 НК РФ.

Для вашего удобства у каждого сотрудника на сайте Обед.Ру есть виртуальный личный счет. Эта функция может быть полезна, когда в компании много сотрудников, которые самостоятельно оплачивают свой обед или за них это делает работодатель в виде ежемесячной дотации на питание.

Личный счет сотрудника пополняется ответственным лицом вашей компании, наделенным правами администратора. Сумма, зачисленная на личный счет сотрудника, будет расходоваться в соответствии со сделанными заказами.

• Список сотрудников, заказывающих обеды с помощью сайта Обед.Ру и использующих услугу "Личный счет" составляет сотрудник-администратор вашей компании. Чтобы создать список сотрудников, необходимо зайти в раздел Сотрудники, где есть ссылка Добавить сотрудника. При нажатии на эту ссылку откроется формуляр, заполнение которого займет не более минуты, в нём указываются имя, фамилия сотрудника и адрес его электронной почты, здесь же сотрудник наделяется определенными правами. После нажатия на кнопку "Сохранить" сотрудник добавится к списку сотрудников, логин и пароль для входа на сайт ему будут отправлены по адресу электронной почты.
  


• В разделе Мои настройки каждый сотрудник сможет изменить свои данные для входа на сайт - придумать запоминающиеся и удобные для него логин и пароль.
  


• Адрес электронной почты, указанный сотрудником, используется для получения внутренней информации, напоминаний, а также логина и пароля для входа на сайт в случае, если он их забыл.


• Чтобы пополнить личный счет сотрудника, необходимо зайти в раздел Сотрудники. Напротив каждого сотрудника есть значок $. При нажатии на него откроется страница со специальным окном, в нём указывается сумма, которую нужно начислить на счет сотрудника или снять со счета. Нажатием на кнопку "Начислить на счет" или "Снять со счета" будет произведена соответствующая операция с личным счетом сотрудника. Также на этой странице отображаются поступления денежных средств и расходы сотрудника за всю историю работы с сайтом Обед.ру.


• Чтобы средства за доставленный обед списались с личного счета сотрудника, необходимо зайти в раздел Управление заказами и напротив заказа нажать на ссылку "Списать средства".

Вы уже зарегистрировались на сайте "Обед.Ру". Получили оригинальные логин и пароль. Совместно с менеджерами "Обед.Ру" вы можете настроить личную страничку:

• заказ в вашей компании осуществляет один человек.
• заказ в вашей компании каждый сотрудник формирует индивидуально, со своего рабочего места.

Чтобы избежать неприятных накладок, своевременно вносите изменения о смене телефона, контактного лица, адресе и времени доставки обедов. Для этого используйте ссылку Информация о вашей компании, после внесения необходимых изменений нажмите кнопку "Сохранить".

Если в вашем офисе нет перерыва на обед или кухня не позволяет вместить одновременно всех сотрудников, то стоит составить "график приема пищи".

Человек, ответственный за прием заказов, раскладывает и маркирует обеды в соответствии с поименным заказом: администратор может распечатать сводный и поименный заказы из раздела "Управление заказами", нажав ссылку "Посмотреть заказы" (сводный заказ) или ссылку "Распечатать заказы" (поименный заказ).

Многие компании организуют бесплатное питание для сотрудников, заключив договор с организацией общепита о доставке обедов в офис. Как правило, вместе с заказом курьер привозит накладную и счет-фактуру, в которых выделен НДС. Поэтому у бухгалтера появляется соблазн принять налог к вычету. Но, сделав это, бухгалтер допустит ошибку.

Подробнее

Встретить курьера может секретарь вашего офиса, офис-менеджер или любой другой ответственный сотрудник.

Встречу курьера и принятие обеда можно построить по следующей схеме:

1. Распечатайте ваш заказ. Это можно сделать в разделе Управление заказами. Нажав на ссылку "Просмотреть заказ" вы увидите ссылку "Сводный заказ (версия для печати). По сводному заказу вы будете сверять заказанные блюда с фактически доставленными. Сверить блюда можно также по накладной, которую вам предоставит курьер.


2. Если вы используете наличную форму оплаты, необходимо заранее подготовить необходимую сумму. Если с наличной формы оплаты вы перешли на безналичную, то нужно будет просто принять заказ.


3. Сверьте количество и ассортимент привезенных курьером блюд с теми блюдами, которые указаны в заказе или накладной.


4. Проведите визуальный контроль качества.


5. Рассчитайтесь с курьером, при безналичном расчете попросите оставить накладную. Постарайтесь не задерживать курьера, ваша компания может быть не последней в его путевом листе. Процесс приема обеда на 10 – 20 персон занимает не более 10 минут.

При заказе обедов могут возникнуть разные обстоятельства.

• Опоздание курьера с заказом . Позвоните нам и сообщите об этом. Мы свяжемся с водителем поставщика для выяснения причины опоздания и уточнения времени доставки. Если опоздания поставщика носят постоянный характер, задумайтесь о его смене, мы с радостью поможем вам в этом.


• Несоответствие некоторых привезенных блюд заказанным. Позвоните нам и сообщите об этом. По договоренности компания-поставщик может произвести замену блюд или возместить разницу в цене между блюдами.


• Недовоз одного или нескольких блюд. Позвоните нам и сообщите об этом. По договоренности с компанией-поставщиком, блюдо может быть доставлено в течение дня или его стоимость будет компенсирована поставщиком.
  
  
• Испорченный продукт. Позвоните нам и сообщите об этом. Испорченное блюдо необходимо оставить для экспертизы. По договоренности компания-поставщик возместит стоимость испорченного блюда.